Come organizzare un evento tradizionale online

Quando si considera come organizzare un evento tradizionale online, è essenziale mettere in conto che la pianificazione sarà molto diversa rispetto ad un evento reale.

Con la maggior parte degli eventi in presenza fisica, rinviati a causa della pandemia per il prossimo futuro in tutta Europa, le organizzazioni e gli imprenditori sono alla ricerca di altri modi per fare rete, promuovere la propria attività e imparare da esperti.

Vediamo, quindi, quali sono gli aspetti fondamentali su come farlo.

*********

*********

 

Come si converte un evento fisico in uno remoto?

1. Scegli lo spazio con attenzione

La sede è importante nell’organizzazione di qualsiasi tipo di evento fisico, ma i requisiti di spazio quando la partecipazione è online differiscono dall’avere un gran numero di persone in un unico luogo.

Poiché l’evento è filmato, lo spazio, nella maggior parte dei casi, deve essere un ambiente standard da studio.

Ciò significa avere un kit di illuminazione video e un’altezza del soffitto sufficiente per un’illuminazione e un suono ottimali.

Una regola generale è che non si dovrebbe trasmettere in streaming un evento dalla sala conferenze di un’azienda.

Le sale conferenze di solito non sono adatte per eventi online e anche il firewall che protegge l’infrastruttura IT dell’azienda può causare problemi imprevisti nello streaming, rendendo l’intera esperienza una delusione.

 

2. Scegli un canale facilmente accessibile

Fai sapere al tuo pubblico su quale piattaforma e con quale formato si svolgerà l’evento.

Scegli sempre quella piattaforma che include tutte le funzionalità necessarie di cui hai bisogno, come ad esempio chat, domande e risposte, sondaggi dal vivo, la possibilità di caricare contenuti aggiuntivi, ecc.

 

3. Imposta obiettivi e metriche da monitorare

Stabilire obiettivi SMART è fondamentale per la gestione di qualsiasi progetto, quindi anche un evento.

Grazie ad obiettivi misurabili, puoi valutare se le tue azioni stanno andando bene, ma per farlo, devi tenere traccia delle metriche pertinenti.

Quando si organizza un evento online, è tendenzialmente più facile raccogliere dati rispetto all’offline. Ma quali numeri sono essenziali?

Alcune metriche potrebbero differire a seconda del tipo di evento e della sfera aziendale, ma in generale non focalizzarti solamente sul numero di follower, i “Mi piace” sotto un post o un enorme picco di visitatori sul sito web.

Questi dati, infatti, possono essere facilmente modificati o manipolati.

Alcuni esempi di indicatori che è possibile monitorare sono:

• Tempo sulla pagina web e frequenza di rimbalzo
• Rapporto tra visitatori unici e di ritorno
• Sorgenti di traffico
• Numero di lead generati dai vari canali
• CAC (Costo Acquisizione Clienti)

Non tutti potrebbero essere rilevanti per il tuo tipo di attività, quindi scegli quelli che si adattano alle esigenze e alle azioni specifiche del tuo caso.

 

4. Comunica che l’evento avverrà online

Quando crei un evento online, dovresti informare chiaramente i potenziali partecipanti della sua nuova forma e fornire loro una breve spiegazione.

Cosa dovrebbe includere il tuo messaggio?

• Una chiara affermazione che l’evento si è spostato online e non è cancellato
• Una garanzia che l’evento online sarà l’equivalente delle precedenti edizioni offline
• Una breve spiegazione delle differenze tra la versione offline e quella digitale

La promozione dell’evento è la fase più importante, perché da questa dipende la sua realizzazione. Realizza un piano di comunicazione, includendo i canali, i giorni e i contenuti da pubblicare in modo tale da monitorare le pubblicazioni.

Inoltre, non dimenticare di mostrare le funzionalità di base dello strumento webinar e come utilizzarle durante l’evento.

 

5. Prova, prova e riprova

Non credere al solito detto “vedrai che andrà tutto bene”, a meno che tu non faccia tutto il possibile affinché sia davvero così.

Fai diverse prove e test per assicurarti che il pubblico possa facilmente accedere, visualizzare e ascoltare ciò che sta accadendo, che non ci siano problemi tecnici, interruzioni o di sincronizzazione labiale.

Il tuo obiettivo in generale dovrebbe essere quello di ottenere un’esperienza ottimale; se questo non fosse possibile per qualsiasi motivo, forse è meglio considerare di posticipare l’evento ad un momento migliore o ingaggiare una regia per l’occasione.

 

6. Concentrati sul pubblico

Questa è la grande differenza tra virtuale e reale: il pubblico può disconnettersi, passare a un’altra attività o semplicemente alzarsi e allontanarsi dal laptop quando vuole.

Deve esserci una forte ragione per il pubblico per accedere, rimanere collegato ed essere pienamente coinvolto durante tutta la durata dell’evento.

Questo risultato deve essere raggiunto non solo creando un’atmosfera piacevole e dando informazioni interessanti, ma anche grazie ad una tecnologia innovativa.

Un modo divertente per coinvolgere i partecipanti tramite il proprio computer è installare una telecamera a 360 gradi nella sede da cui si svolge l’evento.

Ciò consente ai partecipanti da remoto di sentirsi quasi come se fossero lì grazie alla telecamera che può dare agli spettatori l’accesso ad aree diverse invece che la solita visione frontale.

 

Al termine dell’evento, rendi pubblico il webinar ai partecipanti e a coloro che, pur iscritti, se lo sono persi – se il contenuto non è sensibile.

Se è il caso, crea un sondaggio post-evento per comprendere com’è stata l’esperienza dei partecipanti e per migliorare eventuali edizioni virtuali future.

Se il pubblico ha ulteriori feedback, sii pronto e felice di riceverli, sia che siano positivi che negativi.

Sebbene gli eventi virtuali non saranno mai in grado di sostituire gli incontri di persona, a volte sono l’unica opzione. Tuttavia, è bene considerare tutti gli aspetti necessari per organizzare un evento tradizionale online al meglio.