Addetto amministrativo: cosa fa e come trovare lavoro

L’addetto amministrativo è una figura che spesso funge da collante all’interno di molte organizzazioni.

Solitamente gli impiegati amministrativi lavorano dietro le quinte per garantire che tutto funzioni senza intoppi e senza casualità.

Questo lavoro può richiedere la gestione di un’ampia gamma di compiti amministrativi.

Ma che cosa fa un addetto amministrativo e come fare per trovare lavoro in questo campo? Vediamolo in questo articolo.

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Cosa fa un addetto amministrativo?

Un impiegato amministrativo è responsabile del supporto del personale dell’ufficio e dell’esecuzione di compiti amministrativi, come denota il nome stesso.

I compiti di un addetto amministrativo possono variare a seconda del reparto e dell’azienda in cui lavora; tuttavia, in generale troviamo:

• Comunicare e fornire informazioni ai clienti per telefono, tramite e-mail o di persona e gestire le loro richieste;
• Assistenza nella conservazione dei registri e dei database dell’ufficio mediante l’aggiornamento delle informazioni, l’archiviazione di documenti e la scansione in copie digitali;
• Revisionare e correggere i documenti per le firme;
• Preparare e distribuire la posta dell’ufficio;
• Creare e gestire appuntamenti, riunioni o viaggi del personale;
• Controllare regolarmente l’inventario dell’ufficio e ordinare nuovi articoli secondo necessità;
• Eseguire operazioni di contabilità generale;
• Ricercare e preparare report o presentazioni;
• Altre attività di segreteria

 

Addetto amministrativo: quali sono le abilità richieste 

Per eccellere nel loro lavoro, gli impiegati amministrativi dovrebbero possedere le seguenti abilità:

Capacità organizzative

Sono responsabili dell’organizzazione dell’ufficio in quanto classificano i documenti, mantengono la pulizia generale e organizzano la posta in arrivo. Inoltre, possono anche essere responsabili dei calendari di altri membri del personale. Quindi, devono essere in grado di pianificare riunioni e gestire correttamente la prenotazione degli spazi con un discreto livello di autonomia.

 

Competenze informatiche

Molti impiegati amministrativi utilizzano un computer per svolgere il proprio lavoro e quindi diventa necessario avere una conoscenza di base dei programmi principali e degli strumenti informatici più comuni. Potrebbe essere richiesto loro di creare file, modificare documenti o preparare una presentazione. Inoltre, devono essere in grado di archiviare correttamente i documenti digitali e sapere come accedervi.

 

Comunicazione

Un impiegato amministrativo è spesso la persona con cui il pubblico interagisce prima di qualsiasi altro dipendente; di conseguenza deve saper interagire con i clienti, rispondere alle domande e risolvere alcune problematiche quando necessario. Inoltre, un addetto amministrativo comunica regolarmente con gli altri membri del personale incluso quello esecutivo in alcuni casi.

 

Attenzione ai dettagli

L’attenzione ai dettagli è la capacità di notare piccoli cambiamenti ed errori. Agli impiegati amministrativi potrebbe essere richiesto di rivedere grandi quantità di dati e documenti e notare eventuali incongruenze. L’attenzione ai dettagli può aiutare quindi a garantire che tutte le informazioni siano accurate e complete.

 

Esperienza in contabilità

L’esperienza di base sul movimento contabile è utile per gli impiegati amministrativi, poiché spesso si trovano a gestire transazioni finanziarie e budget. Dovrebbero essere in grado di capire quali informazioni inserire nel programma di contabilità e creare un metodo strutturato per raccogliere le ricevute e altri documenti finanziari.

 

 

Come diventare un impiegato amministrativo

Gli impiegati amministrativi possono avere una carriera lunga e di successo in molti settori diversi.

Si tratta di una posizione di livello base, ma con l’esperienza e la formazione adeguata, un addetto amministrativo può arrivare addirittura a ricoprire ruoli più alti come quello di responsabile dell’ufficio o assistente esecutivo.

Gli impiegati amministrativi dovrebbero quindi sempre cercare modi per migliorare le proprie capacità, oltre che rimanere aggiornati sulle ultime tendenze e sviluppi del settore.

Il primo passo è quello di possedere un diploma, preferibilmente di istruzione tecnica – economica.

Se hai tra i 15 e i 29 anni, non c’è scelta migliore che proseguire gli studi con un percorso di formazione specifico finanziato da Garanzia Giovani di “Addetto Amministrativo” organizzato da Kairos Italia.

Garanzia Giovani è un programma europeo che permette ai giovani fra i 15 e i 29 anni che non lavorano e non studiano di ricevere una formazione professionale gratuita che li aiuterà a inserirsi nel mercato del lavoro.

Il percorso di Kairos Italia vuole fornire una preparazione completa su tutti gli aspetti del lavoro di un addetto amministrativo.

L’obiettivo è quello di acquisire le tecniche e nozioni di contabilità, bilancio e amministrazione e avere una conoscenza generale sulla normativa civilistica e fiscale.

In questo modo sarà possibile per i partecipanti acquisire le competenze di questa figura professionale trasversale e trasferibile da un settore economico all’altro.

 

Quella dell’impiegato amministrativo è una figura molto diffusa e ricercata nella maggior parte delle aziende, grandi o piccole che siano.

I compiti di un addetto all’amministrazione, infatti, sono quelli più comuni all’interno degli uffici di qualsiasi tipologia di azienda.

Grazie appunto alla trasferibilità di questa figura, l’impiegato amministrativo può trovare impiego in società private, studi professionali, organizzazioni no profit o nella Pubblica Amministrazione, in questo ultimo caso attraverso concorso pubblico.

Quella dell’addetto amministrativo, quindi, diventa una figura professionale indispensabile; un lavoro che anche in tempi di crisi e di economia a rilento è sempre ricercato.

 

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