Onboarding: come gestire i neoassunti in azienda

L’onboarding ovvero l’inserimento del nuovo dipendente in azienda, dovrebbe essere un processo ben strutturato.

I nuovi dipendenti possono essere vulnerabili, stressati e desiderosi di compiacere; per questo è importante che tale fase debba far sentire a proprio agio i nuovi assunti e garantire un’elevata fidelizzazione.

Tuttavia, invece di fornire un ambiente favorevole, molte aziende si aspettano che i loro nuovi dipendenti si trasformino in veri e propri “attaccanti” nel giro di poche settimane, fornendo poca formazione unita a grandi aspettative.

Ma come gestire i neoassunti in azienda? Vediamolo in questo articolo.

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Che cos’è l’onboarding?

L’onboarding di un nuovo dipendente è il processo di integrazione di un neoassunto in un’azienda.

Pianificando attentamente le fasi di inserimento, le aziende forniscono ai nuovi dipendenti le informazioni, le relazioni e gli strumenti di cui hanno bisogno per sentirsi a proprio agio e per poter svolgere un lavoro soddisfacente.

Mentre alcuni responsabili delle risorse umane sembrano considerare la fase di onboarding dei dipendenti semplicemente come la burocrazia legata alle nuove assunzioni, l’esperienza di onboarding è in realtà molto più articolata.

L’inserimento è il primo contatto (senza considerare il colloquio) che un dipendente ha con un’azienda e questo darà inevitabilmente il tono all’intera carriera.

Una brutta esperienza, infatti, può portare a dimissioni anticipate e un elevato turnover dei dipendenti. Al contrario, una buona esperienza può essere l’inizio di un percorso felice a lungo termine per entrambe le parti.

 

Come organizzare l’onboarding in un’azienda?

1. Pianificazione

Prima di implementare un programma di inserimento formale, i datori di lavoro – o i responsabili HR – dovrebbero rispondere ad alcune domande chiave, tra cui:

• Quando dovrebbe iniziare l’onboarding?
•  Quanto durerà?
•  Quale impressione dovrebbero avere i nuovi assunti alla fine del primo giorno?
•  Cosa devono sapere i nuovi dipendenti sulla cultura e sull’ambiente di lavoro?
•  Che ruolo avranno le risorse umane nel processo? E i direttori? I colleghi?
•  Che tipo di obiettivi fissare per i nuovi dipendenti?
•  Come raccogliere feedback sul programma e misurare il suo successo?

Dopo aver risposto a queste domande, i professionisti delle risorse umane ed il management, possono elaborare un piano d’azione generale per aiutare i nuovi dipendenti ad inserirsi in azienda in maniera efficace.

Una volta stabilita una data di inizio per un neoassunto, il responsabile dell’onboarding dovrebbe iniziare a coordinarsi con tutte le parti che saranno coinvolte nell’inserimento del nuovo collega.

Per quanto riguarda la pianificazione dell’onboarding di un dipendente specifico, il responsabile dell’inserimento dovrà rispondere a queste domande:

• Chi sarà il supervisore del nuovo assunto e chi i colleghi?
•  Quali strumenti e software saranno necessari?
•  Quali account devono essere impostati (e-mail, server, ecc.)?
•  Qual è il primo incarico e quali sono le aspettative specifiche?

Inoltre, tutta la documentazione da firmare deve essere già pronta prima che il nuovo assunto si presenti in azienda.

In alcuni casi è anche possibile far compilare alcuni di questi moduli via e-mail prima ancora del primo giorno del dipendente.

È importante ricordare che più un’azienda è preparata nell’accogliere un nuovo assunto, migliore sarà la sua prima impressione.

 

 

2. Rendere il primo giorno memorabile

Come affermato in precedenza, il primo giorno di un dipendente è cruciale.

I due obiettivi principali del primo giorno dovrebbero essere la definizione delle aspettative e l’introduzione degli obiettivi.

Ai nuovi dipendenti piace sapere che hanno contribuito all’azienda in modo reale già dall’inizio; inoltre, informare i nuovi assunti sui progetti a cui andranno a lavorare e mostrare loro come si inseriscono nel grande schema dell’azienda contribuisce ad offrire un senso di identità e appartenenza già dal principio.

Per evitare che i nuovi assunti vengano sopraffatti, è importante assegnare loro un mentore che possa aiutarli durante tutta la giornata.

È molto probabile, infatti, che questi abbiano bisogno di molte più indicazioni della semplice spiegazione che il reparto HR può dare.

Costruire fiducia e ottime prime impressioni dovrebbe avvenire già dal primo giorno. I nuovi assunti devono essere entusiasti di tornare al lavoro il giorno successivo.

 

3. I primi mesi

È importante che le risorse umane abbiano il controllo per assicurarsi che il nuovo dipendente sia a suo agio, felice e impegnato.

La revisione e il feedback ponderato sui primi contributi dei nuovi assunti sono importanti durante l’onboarding.

Durante i primi mesi i nuovi assunti saranno per lo più focalizzati sull’imparare tutti gli aspetti del loro lavoro nella nuova azienda e a comprendere la cultura aziendale.

Spesso, le aziende concludono l’onboarding già dopo un paio di mesi, ma dalla rielaborazione di dati forniti da alcune Agenzie per il Lavoro nel mondo, è emerso che quasi il 90 percento dei dipendenti decide se rimanere o andarsene entro i primi sei mesi.

È quindi consigliabile che il reparto HR continui ad effettuare check-in regolari fino a questa data e, se possibile, fino al primo anno.

 

4. Il primo anno

Le prestazioni di un dipendente alla fine del primo anno dimostreranno se questo è pienamente produttivo e soddisfatto; da questo momento è possibile pianificare lo sviluppo futuro.

La fine del primo anno avviene quando l’onboarding tradizionale e la formazione sul posto di lavoro si concludono e passano allo sviluppo continuo.

 

Costruire un solido processo di onboarding aziendale è il modo migliore per accogliere e trattenere i nuovi dipendenti.

Un inserimento efficace consiste nel pianificare in anticipo e nel pensare dal punto di vista del nuovo assunto.

Questo inizia già durante il processo di assunzione e termina quando il nuovo dipendente si è completamente ambientato nel suo ruolo.

 

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