Come diventare Wedding Planner?

Chi è il Wedding Planner? Di cosa si occupa e, soprattutto, come si diventa wedding planner?

La Figura del Wedding Planner è una figura professionale di cui si parla tanto ma poi, in effetti, ben pochi conoscono l’impegno e la responsabilità di cui si fa carico per curare, in modo impeccabile, ogni aspetto del giorno più importante della vita di una coppia: il giorno di nozze.
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Avevamo quindi bisogno di saperne di più e abbiamo quindi rivolto questa domanda a Clara Trama – Wedding Planner e Destination Wedding Planner – organizzatrice di matrimoni in Italia ed esperta in destination wedding per italiani su territorio estero e per stranieri su territorio italiano, docente del Corso per Wedding Planner di Kairos Italia

Di cosa si occupa il Wedding Planner?

Clara, ci spieghi quali sono le competenze di un Wedding Planner? In poche parole di cosa si occupa?
Clara Trama: Noi wedding planner siamo figure professionali che hanno delle competenze e delle conoscenze molto trasversali rispetto ad altri professionisti.
Abbiamo a che fare con le emozioni e quindi le emozioni non sono spesso tangibili.
Dobbiamo avere la capacità di realizzare ciò che sentono i nostri clienti e quindi le competenze di un professionista Wedding Planner sono tantissime.
Quella fondamentale, necessaria per iniziare, è la “passione”: la competenza che ci fa da guida che ci apre la strada per imparare e per metterci in gioco.
La figura del wedding planner ha quindi abilità e competenze, da ampliare con percorsi formativi professionali, fondamentali per acquisire quel senso di responsabilità e quell’autonomia necessarie a dare risposte in qualsiasi situazione.

Le Attività del Wedding Planner

Di che cosa si occupa il wedding planner nell’ambito dell’evento matrimonio? Qual è il suo ambito?
Clara Trama: Diciamo che cosa fa “prima” del matrimonio un wedding planner, perché il nostro lavoro prende forma il giorno del matrimonio, ma l’impegno del wedding planner si svolge durante tutto il periodo che precede il matrimonio.
Si parte dalle fasi della organizzazione, per passare alla pianificazione e poi alla realizzazione.
Si pensi soltanto che per organizzare la cerimonia religiosa noi contattiamo e coordiniamo in media tredici fornitori, tutto ciò solo per far entrare la coppia in chiesa.
Successivamente altri undici fornitori per pianificare il ricevimento.
Quindi l’abilità vera del wedding planner è di pianificazione, di organizzazione, di puntualità e di progettazione a 360°.
L’evento matrimonio comporta, quindi, una responsabilità ancora più grande perché hai la responsabilità del giorno più importante della vita dei tuoi clienti.

Tempi di Incarico per il Wedding Planner

Quanto tempo prima del matrimonio è necessario rivolgersi ad un wedding planner?
Clara Trama: Generalmente il wedding planner viene chiamato da un anno e mezzo a nove mesi prima della data dell’evento.
A me è capitato di essere chiamata anche tre mesi prima; ricordo una coppia conosciuta in maggio che si è sposata il 2 agosto.
La pianificazione può avvenire a seconda delle necessità degli sposi.
Il wedding planner può essere chiamato sin dall’inizio dell’organizzazione del matrimonio oppure la coppia di sposi può aver bisogno di aiuto soltanto per selezionare alcuni fornitori o addirittura ci si rivolge al wedding planner solo per l’attività di coordinamento il giorno del matrimonio.
Ciò implica per noi un notevole impegno in più rispetto all’organizzazione di un matrimonio pianificato da noi sin dall’inizio. Quando si pianifica dall’inizio, infatti, abbiamo una gestione diversa dell’evento.
Già conosciamo i fornitori, abbiamo imparato a conoscere ormai bene il cliente ed effettuato scelte condivise, avendoli accompagnati ovunque.
Quindi, quando il nostro cliente è una coppia, che ha già organizzato una parte del matrimonio e ha bisogno di assistenza e di supporto per scegliere altri fornitori e poi coordinarli tutti, allora dobbiamo fare il doppio del nostro lavoro.
Certo è anche una opportunità per noi addetti ai lavori. In questo caso entriamo in contatto con fornitori che esulano dalla rosa dei nomi dei nostri fornitori, magari fornitori a noi sconosciuti e nasce l’opportunità di poter collaborare anche con loro.
In ogni caso, ripeto, quando il wedding planner viene chiamato per coordinare soltanto l’evento nel giorno delle nozze, ciò avviene solitamente entro un mese, al massimo due dall’evento, allora dovrà fare il triplo del lavoro, dovendo ripercorrere in un tempo limitatissimo tutte le fasi organizzative.

Il Team del Wedding Planner

Il wedding planner generalmente lavora solo o ha uno staff in affiancamento?
Clara Trama: Noi siamo un team.
Generalmente c’è un team in affiancamento ma, sempre e comunque, la persona di riferimento è il wedding planner.
In ogni caso, insieme collaborano per un unico scopo: la riuscita dell’evento.

La Formazione per il Wedding Planner

Oggi sono in tanti ad attribuirsi il ruolo di “wedding planner”, ma in realtà sono solo persone che hanno una buona capacità organizzativa o un minimo di buon gusto ma, dal punto di vista professionale, ci si ritrova qualche carenza. Pertanto, quanto è importante la formazione per qualificare la professionalità del wedding planner?
Clara Trama: Personalmente sono 17 anni che svolgo attività di wedding planner e sono convinta che la formazione diventi sempre più importante per noi.
Anche come Presidente dell’Associazione Italiana Wedding Planner credo fermamente che la formazione sia fondamentale per questo lavoro. Non si finisce mai di imparare!
Anzi, mi complimento con le persone che si etichettano “wedding planner” dopo 8 ore di formazione perché sono veramente dei geni! Io tuttora, dopo 17 anni di professione, continuo a studiare.
A mio avviso, un percorso di formazione è un percorso – che io chiamo – “di introspezione”.
La cosa fondamentale da insegnare nei corsi di formazione è che “noi siamo impresa!”.
Se un “wedding planner” non ha la convinzione di essere “imprenditori di se stesso” è più difficile intraprendere un percorso formativo.
Ho l’abitudine di dire che, per essere wedding planner, bisogna “essere” e “unire” tante competenze che si imparano mettendosi in gioco e facendosi tante domande.
Questo perché il nostro lavoro è comunque un lavoro fondato sulla curiosità e soltanto con la formazione si diventa curiosi di imparare.
Bisogna acquisire competenze importanti in gestione di impresa, in Project Management e in Programmazione Neurolinguistica.
Apprendere quelle conoscenze necessarie per entrare in empatia con il cliente e con il fornitore, dovendo essere una garanzia per entrambi.
Quindi c’è tantissimo da imparare.
A mio avviso, la formazione va veramente tenuta in considerazione e non si diventa wedding planner in 8 ore, in 16, in 24 o in 32 ore… ce ne vuole un bel po’, io sto ancora studiando, ma mi diverto tantissimo!

Il Wedding Planner e la Burocrazia nel Matrimonio

La coppia prossima alle nozze deve occuparsi anche della parte burocratica?
Clara Trama: Il wedding planner si informa sulle procedure burocratiche per trasferire le informazioni agli sposi su come si devono attivare, qui mi riferisco al “semplice” professionista wedding planner.
Per quanto riguarda invece un’altra figura, quella di “destination wedding planner”, è necessario avere delle specializzazioni adeguate per interagire con i Consolati e i Comuni.
Occorre quindi occuparsi di tutta la parte burocratica per far si che una coppia si sposi in Italia oppure in un’altra località non di residenza.
Quindi, la risposta è sì, ci occupiamo anche della parte burocratica.

Le nuove specializzazioni: Destination Wedding Planner e Same Sex Wedding Planner

Il “destination wedding planner” e il “same sex wedding planner” sono nuove qualifiche per un wedding planner. Di cosa si occupano principalmente?
Clara Trama: Immaginate un albero; il wedding planner è un albero, i cui rami sono le diverse specializzazioni.
Si può nel tempo, o sin da subito, scegliere di esercitare la professione come “destination wedding planner” o “Lgbtq wedding planner”. Lo dico sempre ai nostri associati, il mercato è vario e c’è posto per tutti!
Il destination wedding planner è una specializzazione della figura del wedding planner che si occupa principalmente delle nozze di coppie straniere sul territorio italiano.
Quindi, comunque svolge l’attività di wedding planner, ma è stata attribuita dal mercato la qualifica “destination” perché porta “a destinazione” persone che non appartengono allo stesso territorio nazionale oppure che non appartengono alla stessa religione.
Per quanto riguarda i matrimoni Lgbtq sono unioni civili, non solo matrimoni, con una parte burocratica da assolvere, pertanto il wedding planner deve essere esperto in materia, conoscere le disposizioni e farle applicare ai clienti.

Le scelte della coppia nell’Organizzazione di un Matrimonio

Nell’organizzazione di un matrimonio, chi ha l’ultima parola sulle scelte, il wedding planner o gli sposi?
Clara Trama: Il wedding planner è un consulente per la coppia di sposi, in sostanza è un fornitore, noi diamo consulenza.
L’ultima parola spetta sempre e comunque agli sposi in quanto in fase di pianificazione e progettazione il wedding planner realizza quello che vogliono gli sposi.
Il tocco del wedding planner sta nella cura del piccolo dettaglio che può fare la differenza.
Vi racconto un piccolo segreto: nei miei eventi all’aperto, a sorpresa, porto sempre per le scarpe delle signore dei copri tacchi, in modo tale che non affondino nell’erba, offrendo un servizio molto gradito; i copri tacchi, di tre misure diverse, diventano così un nostro gadget che poi portano via.
Questo è il dettaglio che fa la differenza!

Wedding Planner e Certificazione

Recentemente si parla di “certificazione”, una codifica della “prassi organizzativa”. Possiamo avere qualche ulteriore dettaglio?
Clara Trama: L’Associazione Italiana Wedding Planner è soggetto firmatario di una prassi di riferimento in collaborazione con le normative italiane.
Queste esigenza è nata per dare delle linee guida al professionista wedding planner e destination wedding planner in modo che sia normata una professione che fa parte della Legge 4, ossia una professione non ordinistica.
Nel luglio 2019 siamo stati i primi a varcare, con grande soddisfazione, questa soglia. Questa prassi, avvalendosi di un Ente terzo e richiedendo l’accreditamento ad Accredia si avvale di una certificazione che è l’unica riconosciuta dallo Stato.

Le Differenze fra Event Planner e Wedding Planner

Che differenza c’è fra un event planner e un wedding planner?
Clara Trama: Questa è una bellissima domanda, perché con la parola “eventi” si possono considerare gli eventi, i congressi, i meeting, i corsi di formazione.
L’event planner pianifica ed organizza un evento che non è un matrimonio, mentre il wedding planner è la figura professionale che pianifica, organizza e realizza il matrimonio.
Questa è l’unica differenza perché poi siamo su livelli di competenze diverse; dirò di più, è nata adesso un’altra certificazione quella dell’event planner manager.
Quindi stanno emergendo altre figure professionali certificate. In questo modo, con la certificazione, si acquisisce maggiore autorevolezza sul mercato.
Inoltre, si dà modo ai potenziali clienti di avere la possibilità e l’opportunità di conoscere veramente questo mestiere e di avere un Registro dell’unico Ente riconosciuto dallo Stato, Accredia.
Dall’altra parte, per noi wedding planner c’è il vantaggio di essere certificati e iscritti con un tesserino di riconoscimento, il che fa la differenza!
Attenzione, ottenere la certificazione non vuol dire smettere di studiare, perché la certificazione va aggiornata. Il nostro mestiere è una scala in salita, bisogna sempre studiare.
Quando ti senti arrivato, vuol dire che non ti sei fatto tutte le domande!
La formazione è importante perché se noi sappiamo di essere un’impresa affrontiamo “le quattro stagioni” e ogni stagione ha bisogno di una formazione.
Gli imprenditori sono persone che apprendono qualcosa che non conoscono.
Quindi è bene avere coscienza dell’ “essere imprenditore di se stessi” per formarsi all’inizio dell’attività ma continuare un percorso formativo che ti consenta di metterti in gioco.
Non puoi fermarti ma devi salire ancora di livello, aumentando le competenze per mezzo di una formazione seria, stabile, affidabile e limpida senza bugie incartate, come le chiamo io.
La formazione deve essere veramente limpida e il corsista si deve sentire a proprio agio perché è in quel momento che si deve aprire, conoscere sé stesso, per poi affrontare il mercato.
Altra cosa importante è: conoscere il mercato.
Il mercato di riferimento è in completa evoluzione e noi dobbiamo sempre seguire l’evoluzione come imprenditori.
Il valore del wedding planner sta nell’anticipare l’andamento attraverso lo studio dei fattori che lo determinano e proporci come azienda sul mercato.

L’AIWP: I servizi forniti

Quali sono le attività dell’Associazione Italiana Wedding Planner e le responsabilità e i benefici che traggono i soci a farne parte?
Clara Trama: L’associazione è nata 2 anni fa e ha fatto veramente dei passi da gigante grazie ai nostri associati e grazie alla affidabilità che siamo riusciti a trasmettere.
In associazione si è creata veramente una rete di wedding planner, suddivisa per regioni, in ogni regione abbiamo un delegato regionale.
Forniamo una Assicurazione per le wedding planner che sono nelle fasi iniziali di attività e tre tipi di certificazioni per delineare la crescita professionale e della loro attività: argento, oro e infine platino.
I nostri soci ricevono aggiornamenti continui sui corsi che si tengono in Associazione, sulle attività dell’associazione, sia a livello istituzionale che non, sui benefici che apporta la Presidente per l’Associazione.
Inoltre, fondamentale, si crea rete: se un wedding planner veneto organizza un matrimonio in Sicilia o in Sardegna, si avvale di una nostra associata.
Credo che questo sia una cosa bellissima! Siamo testimoni di tante partnership nate tra di loro: questa è la carta vincente dell’associazione!

L’importanza della Formazione

Da questa intervista emerge che è fondamentale la formazione, al di là di una attitudine di base nella gestione di modelli organizzativi e di tanto buon gusto… ci vuole ovviamente anche quello!
Clara Trama: Posso aggiungere una cosa? La formazione è dare forma alle cose che vuoi compiere.
Tante persone non sanno neanche il valore che potenzialmente hanno dentro e quindi si mettono alla prova soltanto perché sentono dire che la wedding planner “fa tante belle cose”!
In realtà, il wedding planner lavora 25 ore al giorno e la formazione deve dare quell’input a quella voglia di mettersi in gioco, di essere curiosi, perché dalla curiosità si crea la creatività.
Più ti formi e più sei in grado di creare per i tuoi clienti, ma anche per te stesso.

Ringraziamo Clara Trama per aver soddisfatto le nostre curiosità e la nostra esigenza di conoscenza e ricordiamo che sono aperte le iscrizioni al suo corso per Wedding Planner e Destination Wedding Planner

BIO Clara Trama – Da oltre dieci anni ha fondato la “Clara Trama Wedding Planner”. Nel corso degli anni si specializza in Programmazione Neurolinguistica come Master Pratictioner e Business Master Pratictioner. E’ autrice del libro “Diventa una Wedding Planner di successo” e creatrice di The Wedding Planner Academy, oltre che Istitutruice e Presidente di Associazione Italiana Wedding Planner, Vice presidente di Confassociazioni Toscana. Project Leader della Pdr 61:2019 e
Vice presidente con delega al Wedding Planning di Confassociazioni Tourism, Food and Hospitality.