6 consigli per gestire un gruppo di lavoro

Gestire un gruppo di lavoro significa coordinare e assegnare un gruppo di individui per completare un’attività e raggiungere gli obiettivi.

Ciò coinvolge la comunicazione, il lavoro di squadra, la definizione degli obiettivi e le revisioni delle prestazioni.

Senza capacità nel gestire un gruppo di lavoro, un manager avrà solamente diversi “io” che operano per completare a caso le attività senza un obiettivo comune.

Un project manager non è solamente responsabile del suo lavoro, ma ha anche il dovere di ispirare, guidare e motivare il team per raggiungere una serie di obiettivi per l’organizzazione.

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I  vantaggi di una gestione efficace del team

Una buona gestione del team porta a dipendenti produttivi, collaborativi e motivati. Ecco i tre principali vantaggi di una gestione efficace di una squadra:

1. Dipendenti più felici

Un team leader dovrebbe concentrarsi sulla promozione del miglior ambiente di lavoro per contribuire a rafforzare il lavoro di squadra, il morale e la produttività.

Poiché la cultura aziendale ha un effetto diretto sulla felicità dei dipendenti, un manager deve pensare bene a quale cultura desidera promuovere.

2. Dipendenti più produttivi

Con un’efficace gestione del team, è possibile plasmare un ambiente in cui i dipendenti prosperano.

Una corretta gestione del team può creare uno spazio in cui i lavoratori possono concentrarsi sul proprio lavoro piuttosto che preoccuparsi degli elementi esterni.

3. Ridurre il turnover dei dipendenti

Uno studio del Bureau of Labor Statistics riporta che le “scarse relazioni interpersonali” sono la seconda ragione più dichiarata per le dimissioni dei dipendenti.

Per questo motivo, diventa ancora più evidente come i manager devono costruire una buona cultura del lavoro per trattenere i loro migliori dipendenti e per abbassare i costi di assunzione e formazione all’interno dell’organizzazione.

6 consigli essenziale per una gestione efficace del team

Ecco 6 suggerimenti per aiutare il project manager a rendere il suo team più produttivo ed efficiente.

1.   Comunicare in modo diretto e trasparente

Un manager che non riesce a comunicare correttamente e trasparentemente con i membri del team potrebbe vincere una battaglia o due, ma ha perso la guerra.

Problemi di comunicazione provocano confusione e stress fra i dipendenti, influenzando negativamente il lavoro e abbassando il morale e la produttività.

Sono necessarie capacità di comunicazione efficaci per garantire chiarezza a livello di team su compiti, scadenze e obiettivi.

Con comunicazione non si intende solamente quella non verbale e orale, ma anche quella scritta.

In questo caso, alcuni software di comunicazione, come una chat interna, possono aiutare il project manager a gestire lo scambio di informazioni con il team in maniera efficace.

Inoltre, la comunicazione non è unidirezionale – da manager a team – ma deve avvenire anche nel senso opposto.

È essenziale quindi incoraggiare il feedback da parte del team ed i dipendenti devono sentirsi a loro agio nell’avvicinarsi al manager per qualsiasi domanda o problema.

2.   Offrire una visione chiara

Prima di offrire una visione chiara al team, un manager ha bisogno di sapere esattamente qual è la giusta direzione da seguire, senza farsi distrarre dai problemi delle attività quotidiane.

Un manager che perde le tracce del percorso, infatti, può confondere i dipendenti.

Stabilire una visione chiara che evidenzi gli obiettivi a breve e lungo termine per i progetti, è il modo migliore per i manager e i dipendenti di rimanere concentrati sul traguardo.

3. Delegare in maniera consona

Ci si aspetta che un manager assegni compiti ai dipendenti in base alle loro capacità, esperienza e competenza.

Infatti, deve avere fiducia che ogni membro del team possa completare le attività assegnate in tempo e, idealmente, ogni persona dovrebbe avere un carico di lavoro equo.

Incredibilmente però, molti buoni manager non riescono a delegare adeguatamente, portando i dipendenti a sentirsi sopraffatti dal proprio carico di lavoro.

Una delega impropria può addirittura arrivare a causare il burnout, ovvero esaurimento o surriscaldamento, indica lo stress provato al lavoro che determina un logorio psicofisico ed emotivo.

Come può quindi un project manager assicurarsi di rispettare le capacità individuali?

La risposta è avere una panoramica delle assegnazioni dei compiti per ogni membro del team e delle loro scadenze.

Un software di project management che consente la supervisione di questi fattori può aiutare i manager a delegare meglio le attività e ad apportare modifiche più velocemente nel caso di carichi di lavoro mal distribuiti.

Uno dei più efficienti e validi strumenti di gestione dei progetti, del team e dei carichi di lavoro è Twproject che permette di monitorare l’avanzamento, le scadenze e i costi di un progetto.

Ecco perché parte del motivo per cui è fondamentale stabilire una relazione fra manager e team è per avere l’opportunità di conoscere punti di forza e di debolezza di ogni persona.

I dipendenti sono più impegnati in ruoli in cui sentono di impiegare le loro migliori capacità, quindi delegare le funzioni adeguate avrà un impatto positivo significativo sulla produttività del team in generale.

4. Fornire feedback e riconoscimento

Un project manager non deve dare feedback solamente quando ha qualcosa di negativo da dire.

Fornire regolarmente feedback positivi al team e ai singoli membri, aiuterà a costruire la loro fiducia e li incoraggerà a essere più coinvolti in futuro.

È fondamentale che un manager riconosca i risultati e lo sforzo che la squadra sta mettendo in atto ed è importante che incoraggi la creatività.

Le sessioni di feedback costruttive forniscono informazioni sulle aree in cui sono necessari miglioramenti, sia per i dipendenti che per i manager e fornisce ai dipendenti chiarezza su dove si trovano, dove sono diretti e cosa ci si aspetta da loro.

I cambiamenti influenzati da queste sessioni possono aiutare i dipendenti, i manager e il team a ottenere risultati migliori e creare fiducia.

Un altro aspetto critico delle sessioni di feedback è il riconoscimento.

L’apprezzamento degli sforzi e dei risultati dei membri del team ha un impatto significativo sul morale dei dipendenti, mentre una mancanza di riconoscimento può portare al burnout.

5. Gestire i conflitti

Quando c’è un conflitto sul posto di lavoro, non dovrebbe essere ignorato.

Chiudere un occhio potrebbe portare a un’atmosfera negativa, che a lungo termine potrebbe avere implicazioni sulla produttività del personale fino a, nei casi più gravi, inficiare il raggiungimento dell’obiettivo.

Quando si verifica un problema, è fondamentale che venga affrontato immediatamente prima che aumenti di gravità.

6. Dare il buon esempio

Il team chiederà guida e ispirazione, quindi è essenziale che il manager dia il buon esempio per ottenere rispetto.

Se si vuole che i dipendenti si comportino in modo professionale e si impegnino nel loro lavoro, è il manager, in primis, a doverlo fare.

Accresce la leadership per guidare una squadra vincente

Michael Jordan una volta ha detto: “Il talento fa vincere le partite, ma l’intelligenza ed il lavoro di squadra e l’intelligenza fanno vincere i campionati”.

Niente di più vero anche nel caso del project management.

Potenziare le soft skills, accrescere il proprio modello di leadership e sfruttare le scoperte neuroscientifiche per raggiungere gli obiettivi e diventare un negoziatore di successo, comunicare e relazionarsi in modo efficace, sviluppando strategie di gestione dello stress, lavoro di gruppo, raggiungimento degli obiettivi ed empowerment, sono gli obiettivi dei percorsi formativi

– Vendita, imprenditorialità e potenziamento

– Tecniche di Comunicazione efficace e soft skills

che Kairos Italia propone.